Was ist bei Stellenantritt zu tun?
Als Erstes müssen Sie die persönlichen Daten der neu eintretenden Arbeitnehmenden anhand ihres Versicherungsausweises oder ihrer Krankenversicherungskarte erfassen. Diese Identifikation ist im Hinblick auf die jährliche Lohnabrechnung notwendig. Verfügt die Person über keines von beiden, müssen Sie bei Ihrer Ausgleichskasse die Ausstellung eines Ausweises beantragen. Ebenso müssen Sie die Person bei der Pensionskasse anmelden, sofern ein Arbeitsverhältnis von über 3 Monaten oder von unbeschränkter Dauer geschlossen worden ist und die Jahreslohnsumme über Fr. 22 050.– liegt (Stand 2024).
Wem müssen Löhne gemeldet werden?
Der Ausgleichskasse ist eine mutmassliche Lohnsumme zu melden. Auf dieser Lohnsumme werden die Akontozahlungen erhoben. Eine wesentliche Änderung dieses Betrags im Laufe des Jahres muss der Ausgleichskasse umgehend gemeldet werden, damit diese die Akontozahlungen anpasst. Am Ende des Jahres, spätestens aber am 31. Januar des Folgejahres, muss dann die richtige Lohnsumme gemeldet werden und es folgt eine exakte Berechnung der Beiträge durch die Ausgleichskasse. Dasselbe gilt im Prinzip für die Unfallversicherung. Kleine Betriebe mit einer tiefen Lohnsumme können von einem vereinfachten Abrechnungsverfahren profitieren.
Bei der Pensionskasse muss Anfang Jahr oder bei Stellenantritt der voraussichtliche Lohn bekannt gegeben werden. Auf dieser Angabe beruht die Versicherung. Ändert sich der Beschäftigungsgrad oder kommt es zu einer Lohnerhöhung, muss bei der Pensionskasse abgeklärt werden, ob eine Mutation erfolgen muss. In der Praxis ist dies bei einer Veränderung des versicherten Lohnes von plus/minus 10 Prozent der Fall.
Wer bezahlt die Beiträge?
Die Beiträge an die AHV/IV/EO und die Arbeitslosenversicherung werden hälftig zwischen Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden aufgeteilt.
Die Beiträge an die Pensionskasse werden in der Regel ebenfalls hälftig zwischen Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden aufgeteilt, jedoch kann reglementarisch eine andere Aufteilung zugunsten der Arbeitnehmenden vereinbart werden.
Die FAK-Beiträge werden von den Arbeitgebenden entrichtet (Ausnahme: Im Kanton Wallis beteiligen sich auch die Arbeitnehmenden an der Finanzierung).
Die Beiträge an die obligatorische Berufsunfallversicherung fallen zulasten der Arbeitgebenden. Die Beiträge für die Nichtberufsunfallversicherung können auf die Arbeitnehmenden übertragen werden.
Ist eine Krankentaggeldversicherung abgeschlossen worden, die weiter gehende Leistungen als die gesetzlich vorgeschriebene Lohnfortzahlung erbringt, dürfen die Prämien an die Krankentaggeldversicherung hälftig zwischen Arbeitnehmenden und Arbeitgebenden aufgeteilt werden. Dies ist dann der Fall, wenn ein Taggeld von 80 Prozent des Lohnes versichert ist.
Arbeitnehmende bezahlen nie direkt Beiträge an die Sozialversicherung, die Beiträge sind von den Arbeitgebenden vom Lohn in Abzug zu bringen und an die Sozialversicherung zu überweisen.
Was ist bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu beachten?
Eine Abmeldung der austretenden Person ist nur bei der Pensionskasse vorzunehmen. Diese berechnet die Freizügigkeitsleistung und überweist sie an die neue Vorsorgeeinrichtung oder lässt gemäss Instruktion der austretenden Person ein Freizügigkeitskonto oder eine Freizügigkeitspolice errichten. Für Austretende besteht für die Risiken Tod und Invalidität nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein Schutz während eines Monats (Nachdeckung). Bei allen anderen Sozialversicherungen ist keine Austrittsmeldung vorzunehmen.
Austretende sind vom Arbeitgeber darauf hinzuweisen, dass in der Unfallversicherung und in der Krankentaggeldversicherung die Möglichkeit besteht, in eine Einzelversicherung überzutreten. Die Beiträge muss die austretende Person selbst bezahlen.
Sollte die austretende Person sich bei der Arbeitslosenversicherung zum Leistungsbezug anmelden, ist der Arbeitgeber gegenüber der Arbeitslosenversicherung zu wahrheitsgetreuer Auskunft verpflichtet (Art. 20 Abs. 2 und Art. 88 AVIG; Art. 28 ATSG). Insbesondere hat er der versicherten Person auf deren Verlangen die Arbeitgeberbescheinigung innerhalb einer Woche zuzustellen.
Was ist speziell bei Selbstständigerwerbenden?
Selbstständigerwerbende beziehen keinen Lohn, ihr Einkommen entspricht dem aus der Tätigkeit resultierenden Gewinn. Ihre Beiträge an die Ausgleichskasse für die AHV/IV und EO richten sich somit nach dem Einkommen, das von der Steuerverwaltung der Ausgleichskasse mitgeteilt wird. Sie müssen der Ausgleichskasse das voraussichtliche Jahreseinkommen angeben. Die Akontozahlungen richten sich nach diesem Betrag. Eine wesentliche Änderung des voraussichtlichen Einkommens im Laufe des Jahres muss der Ausgleichskasse umgehend gemeldet werden, damit diese die Akontozahlungen anpassen kann.
Versichert sich eine selbstständigerwerbende Person in einer Pensionskasse, bei der Unfallversicherung oder für Krankentaggeld, richtet sich die Höhe der Beiträge nach dem im Voraus deklarierten voraussichtlichen Einkommen. Eine Abrechnung aufgrund des effektiv erzielten Gewinns findet in der Regel nicht statt.
