Que faut-il faire une fois la personne engagée ?
La première chose à faire est d’enregistrer les données personnelles de la personne engagée sur la base de son certificat d’assurance ou de sa carte d’assurance-maladie. Cette identification est nécessaire en vue du décompte annuel des salaires. Si elle ne dispose ni de l’un ni de l’autre, veuillez vous adresser à votre caisse de compensation pour qu’un certificat lui soit délivré.
Il vous faut également déclarer cette personne à la caisse de pension si son contrat de travail a été conclu pour plus de trois mois ou pour une durée indéterminée et qu’elle perçoit un salaire annuel de plus de 22 050 francs (état 2024).
À qui les salaires doivent-ils être déclarés ?
Il vous faut communiquer le montant présumé du salaire à la caisse de compensation. Les acomptes sont prélevés en fonction de ce montant. Une variation sensible en cours d’année de ce montant doit être annoncée au plus tôt à la caisse de compensation afin que celle-ci adapte les acomptes de cotisations. À la fin de l’année, mais au plus tard jusqu’au 31 janvier de l’année suivante, vous devez déclarer le montant exact du salaire, après quoi la caisse de compensation peut calculer le montant exact des cotisations. Il en va de même, en principe, pour l’assurance-accidents. Les petites entreprises ayant une masse salariale modeste peuvent bénéficier d’une procédure de décompte simplifiée.
Il vous faut communiquer à la caisse de pension au début de l’année ou le jour où la personne engagée commence à travailler le montant présumé de son salaire. L’assurance repose sur cette indication. Lorsque le taux d’occupation change ou que le salaire est augmenté, il faut en informer la caisse de pension pour voir s’il y a lieu de procéder à une mutation. Tel est le cas, en pratique, lorsque le salaire assuré change de plus ou moins 10 %.
Qui paie les cotisations ?
Les cotisations AVS/AI/APG et AC sont payées pour moitié par l’employeur et pour moitié par l’employé. Les cotisations versées à la caisse de pensions sont, en règle générale, également assumées pour moitié par l’employeur et pour moitié par l’employé, mais il peut être convenu d’une autre répartition, plus favorable au personnel.
Les cotisations AF sont à la charge de l'employeur (exception : en Valais, le personnel participe également au financement).
Les cotisations à l’assurance obligatoire contre les accidents professionnels sont à la charge de l’employeur. Celles de l’assurance couvrant les accidents non professionnels peuvent être déduites du salaire.
Lorsqu’une assurance d’indemnités journalières en cas de maladie a été conclue et que ses prestations s’étendent au-delà de la durée prescrite par la loi, les primes peuvent être réparties pour moitié entre l’employeur et l’employé. Tel est le cas lorsqu’une indemnité journalière de 80 % du salaire est assurée.
Le personnel ne paie jamais directement ses cotisations sociales. Elles sont déduites du salaire par l’employeur et transmises aux assurances sociales.
Que faut-il observer en cas de résiliation du contrat de travail ?
Seule la caisse de pension doit être informée du départ d’une collaboratrice ou d’un collaborateur. Elle calcule ensuite le montant de la prestation de libre passage et la verse à la nouvelle institution de prévoyance ou, selon les instructions de la personne concernée, sur un compte ou une police de libre passage.
À l’échéance de son contrat de travail, la personne employée est protégée contre les risques de décès et d’invalidité pendant encore un mois. Aucune déclaration particulière ne doit être faite auprès des autres assurances sociales.
Il faut signaler à la personne quittant son poste qu’elle peut, dans les domaines de l’assurance-accidents et de l’assurance d’indemnités journalières en cas de maladie, souscrire une assurance individuelle. Elle paie alors ses cotisations lui-même.
Si la personne qui quitte l’entreprise s’annonce à l’assurance-chômage afin d’en percevoir les prestations, l’employeur est tenu de renseigner l’assurance conformément à la vérité (art. 20, al. 2, et 88 LACI ; art. 28 LPGA). Il doit en particulier remettre à la personne assurée, sur sa demande, une attestation de travail dans un délai d’une semaine.
Quoi de particulier pour les personnes qui exercent une activité indépendante ?
Les personnes qui exercent une activité indépendante ne touchent pas de salaire, leur revenu résulte du gain que leur procure leur activité. Les cotisations qu’elles versent à la caisse de compensation pour l’AVS, l’AI et les APG sont donc fonction de leur revenu annuel, qui est communiqué à la caisse de compensation par l’administration fiscale. Il vous faut communiquer le montant probable du revenu de l’année de cotisation à la caisse de compensation. Les acomptes sont prélevés en fonction de ce montant. Une variation sensible en cours d’année du revenu probable doit être signalée au plus tôt à la caisse de compensation afin que celle-ci adapte les acomptes de cotisations.
Le montant des cotisations que doit payer la personne exerçant une activité indépendante qui s’affilie à une caisse de pension ou qui souscrit une assurance-accidents ou une assurance d’indemnités journalières en cas de maladie, est fonction du revenu présumé qu’elle déclare. Aucun décompte n’est fait, généralement, sur la base de ses revenus effectifs.
