Qui fait quoi et quand?

Que faut-il faire une fois la personne engagée ?

La première chose à faire est d’enregistrer les données personnelles de votre nouvel employé sur la base de son certificat d’assurance ou de sa carte d’assurance-maladie. Cette identification est nécessaire en vue du décompte annuel des salaires. S’il ne dispose ni de l’un ni de l’autre, veuillez vous adresser à votre caisse de compensation pour qu’un certificat lui soit délivré.

Il vous faut également déclarer l’employé à la caisse de pensions si son contrat de travail a été conclu pour plus de trois mois ou pour une durée indéterminée et qu’il perçoit un salaire annuel de plus de 21 330 francs (état 2019).

A qui les salaires doivent-ils être déclarés ?

Il vous faut communiquer le montant présumé du salaire à la caisse de compensation. Les acomptes sont prélevés en fonction de ce montant. Une variation sensible en cours d’année de ce montant doit être annoncée au plus tôt à la caisse de compensation afin que celle-ci adapte les acomptes de cotisations. À la fin de l’année, mais au plus tard jusqu’au 31 janvier de l’année suivante, vous devez déclarer le montant exact du salaire, après quoi la caisse de compensation peut calculer le montant exact des cotisations. Il en va de même, en principe, pour l’assurance-accidents. Les petites entreprises ayant une masse salariale modeste peuvent bénéficier d’une procédure de décompte simplifiée.

Il vous faut communiquer à la caisse de pensions au début de l’année ou le jour où le nouvel employé commence à travailler le montant présumé de son salaire. L’assurance repose sur cette indication. Lorsque le taux d’occupation change ou que le salaire est augmenté, il faut en informer la caisse de pensions pour voir s’il y a lieu de procéder à une mutation. Tel est le cas, en pratique, lorsque le salaire assuré change de plus ou moins 10 %.

Qui paie les cotisations ?

Les cotisations AVS/AI/APG et AC sont payées pour moitié par l’employeur et pour moitié par l’employé. Les cotisations versées à la caisse de pensions sont, en règle générale, également assumées pour moitié par l’employeur et pour moitié par l’employé, mais il peut être convenu d’une autre répartition, plus favorable à l’employé.

Les cotisations AF sont à la charge de l'employeur (exception : en Valais, les employés participent également au financement).

Les cotisations à l’assurance obligatoire contre les accidents professionnels sont à la charge de l’employeur. Celles de l’assurance couvrant les accidents non professionnels peuvent être déduites du salaire de l’employé.

Lorsqu’une assurance d’indemnités journalières en cas de maladie a été conclue et que ses prestations s’étendent au-delà de la durée prescrite par la loi, les primes peuvent être réparties pour moitié entre l’employeur et l’employé. Tel est le cas lorsqu’une indemnité journalière de 80 % du salaire est assurée.

L’employé ne paie jamais directement ses cotisations sociales. Elles sont déduites de son salaire par l’employeur et virées aux assurances.

Que faut-il observer en cas de résiliation du contrat de travail ?

Seule la caisse de pension doit être informée du départ de l’employé. Elle calcule ensuite le montant de la prestation de libre passage et la verse à la nouvelle institution de prévoyance ou, selon les instructions de l’employé concerné, sur un compte ou une police de libre passage.

À l’échéance de son contrat de travail, l’employé est protégé contre les risques de décès et d’invalidité pendant encore un mois. Aucune déclaration particulière ne doit être faite auprès des autres assurances sociales

Il faut signaler à l’employé quittant son poste qu’il peut, dans les domaines de l’assurance-accidents et de l’assurance d’indemnités journalières en cas de maladie, souscrire une assurance individuelle. Il paie alors ses cotisations lui-même.
Si l’employé qui quitte l’entreprise s’annonce à l’assurance-chômage afin d’en percevoir les prestations, l’employeur est tenu de renseigner l’assurance conformément à la vérité (art. 20, al. 2, et 88 LACI ; art. 28 LPGA). Il doit en particulier remettre à l’assuré, sur sa demande, une attestation de travail dans un délai d’une semaine.

Quoi de particulier pour les indépendants ?

Les indépendants ne touchent pas de salaire, leur revenu résulte du gain que leur procure leur activité. Les cotisations qu’ils versent à la caisse de compensation pour l’AVS, l’AI et les APG sont donc fonction de leur revenu annuel, qui est communiqué à la caisse de compensation par l’administration fiscale. Il vous faut communiquer le montant probable du revenu de l’année de cotisation à la caisse de compensation. Les acomptes sont prélevés en fonction de ce montant. Une variation sensible en cours d’année du revenu probable doit être signalée au plus tôt à la caisse de compensation afin que celle-ci adapte les acomptes de cotisations.

Le montant des cotisations que doit payer l’indépendant qui s’affilie à une caisse de pension ou qui souscrit une assurance-accidents ou une assurance d’indemnités journalières en cas de maladie, est fonction du revenu présumé qu’il déclare. Aucun décompte n’est fait, généralement, sur la base de ses revenus effectifs.

Dernière modification 13.12.2018

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